Conservazione fatture elettroniche: obbligo, durata e dove

Le fatture elettroniche si conservano in modalità elettronica, sia quelle emesse sia quelle ricevute, per almeno dieci anni e comunque finché i controlli fiscali su quell’anno sono possibili. Il processo va chiuso entro tre mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi. E un file salvato sul computer non è conservazione: serve un servizio a norma, privato o quello gratuito dell’Agenzia delle Entrate, che però va attivato.

Chi deve conservarle

Tutti e due i lati della fattura. La guida dell’Agenzia delle Entrate alla fatturazione elettronica lo dice in una riga: «Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla a norma».

Il terzo comma di quell’articolo fissa anche il modo:

«Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.»

Quel decreto è il D.M. 17 giugno 2014, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014, che regola come si assolvono gli obblighi fiscali sui documenti informatici. La conseguenza pratica è che una fattura nata elettronica resta elettronica anche in archivio: stamparla e tenere la carta non sostituisce il file.

Per quanto tempo: due orologi che si sommano

Il codice civile. L’art. 2220 stabilisce che le scritture contabili «devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione», e che per lo stesso periodo vanno conservate le fatture ricevute e le copie di quelle spedite.

Le norme tributarie. L’art. 22 del d.P.R. 29 settembre 1973, n. 600 chiede di conservare le scritture «fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta anche oltre il termine stabilito dall’articolo 2220 del codice civile», e il terzo comma estende lo stesso termine alle fatture emesse e ricevute. L’art. 39 del d.P.R. 633/1972 rinvia proprio a questo articolo.

I termini dell’accertamento sono negli artt. 43 del d.P.R. 600/1973 per le imposte sui redditi e 57 del d.P.R. 633/1972 per l’IVA, con la stessa regola: l’avviso va notificato entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione, ed entro il 31 dicembre del settimo anno se la dichiarazione è stata omessa o è nulla. Una dichiarazione presentata nel 2026, per esempio, secondo il testo in vigore oggi è accertabile fino al 31 dicembre 2031.

Le due regole non si escludono. Il codice civile dà un minimo di dieci anni, la norma tributaria dice esplicitamente «anche oltre»: un accertamento ancora aperto tiene in vita l’obbligo di conservare anche dopo il decimo anno.

Entro quando va chiuso il processo

Qui c’è una scadenza che molti non conoscono, perché non è una data del calendario fiscale ma una conseguenza di altre. L’art. 3, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014 dice che il processo di conservazione «è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357», e quel comma fa riferimento ai dati dell’esercizio per il quale i termini di presentazione delle dichiarazioni annuali «non siano scaduti da oltre tre mesi».

Quale dichiarazione, visto che redditi e IVA hanno scadenze diverse? Lo ha chiarito l’Agenzia con la risoluzione n. 46/E del 10 aprile 2017: la conservazione va eseguita «entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi […] con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi», e lo stesso termine vale anche per i documenti rilevanti ai fini IVA.

In pratica: la data si ricava ogni anno dalla scadenza della dichiarazione dei redditi di quel periodo d’imposta, più tre mesi. Se la scadenza della dichiarazione si sposta, si sposta anche questa.

Che cosa non è conservazione

L’Agenzia lo scrive senza giri di parole: «La conservazione a norma non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale)».

Il D.M. 17 giugno 2014 dice anche come si riconosce la fine del processo: la conservazione «termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione». Una cartella sul disco, un backup su una chiavetta o un archivio di posta elettronica non hanno niente del genere, per quanto siano ordinati.

Lo stesso vale per la carta: il foglio stampato è una copia, e che valore ha una stampa è spiegato a parte.

Consultare non è conservare

L’equivoco più diffuso nasce dal portale Fatture e Corrispettivi, che offre due funzioni diverse nella stessa area riservata. L’Agenzia le distingue così:

la consultazione è «la funzione attraverso cui visualizzare ed eventualmente scaricare la copia conforme del file della fattura»;
la conservazione è «la funzione che consente di archiviare il file originale della fattura in modo sicuro» e nel rispetto delle norme del CAD.

E la consultazione ha una scadenza: i file delle fatture correttamente trasmessi allo SdI «rimarranno disponibili in consultazione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate sino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI». Una fattura ricevuta dallo SdI nel 2026 è consultabile fino al 31 dicembre 2028: molto meno dei dieci anni di sopra. Contare sul portale come archivio vuol dire scoprire il buco quando il file non c’è più. Su dove stanno le fatture nell’area riservata c’è una guida a parte.

Dove: le due strade

La pagina dell’Agenzia ne indica due: un operatore privato che offre il servizio di conservazione, oppure il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, nell’area riservata di Fatture e Corrispettivi. Del secondo vale la pena sapere come funziona, perché le sue regole sono pubbliche e precise.

Non è automatico. Si attiva aderendo all’accordo di servizio, dalla sezione conservazione del portale, dopo aver letto il manuale del servizio e l’accordo stesso. Avere una partita IVA non basta.

Parte dal giorno dopo, salvo indicazione diversa. «Se non viene indicata una data retroattiva, verranno portate in conservazione tutte le fatture inviate a SdI a partire dal giorno successivo alla data di adesione.» La data retroattiva ha un limite: non può essere anteriore al «primo gennaio del secondo anno precedente a quello dell’adesione». Chi aderisce nel 2026 può quindi recuperare le fatture transitate dallo SdI dal 1° gennaio 2024, non prima.

Conserva solo quello che passa dallo SdI. Le risposte dell’Agenzia alle domande degli intermediari precisano che il servizio è utilizzabile solo per le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite SdI: le fatture cartacee o in PDF di chi è esonerato dalla fatturazione elettronica non si caricano.

Dura quindici anni, anche dopo la chiusura della partita IVA. Alla domanda se la conservazione resti assicurata quando il soggetto chiude la partita IVA, l’Agenzia risponde di sì, per quindici anni. Nelle stesse risposte conferma che la conservazione gratuita è a norma anche ai fini dell’art. 2220 del codice civile, non solo ai fini tributari.

Il responsabile sei tu. Aderendo, il titolare dell’azienda — o il rappresentante legale per una società — accetta di essere individuato come responsabile della conservazione. La gestione del servizio, adesione compresa, si può affidare a un altro soggetto con una procura speciale, conferita dall’area riservata o con un modulo presentato in un ufficio dell’Agenzia.

Che cosa fa, e non fa, il nostro visualizzatore

Il visualizzatore di fatture XML di questo sito apre un file .xml o .xml.p7m, lo mostra come una fattura leggibile e ne controlla la struttura e i conti. Serve, per esempio, a verificare che cosa c’è dentro un file prima di archiviarlo, o a leggere una fattura recuperata da un archivio.

Non è un servizio di conservazione, né a norma né di altro tipo. Il file viene letto nel browser e non viene caricato da nessuna parte: non lo riceviamo, quindi non possiamo conservarlo. Non appone riferimenti temporali, non produce pacchetti di archiviazione e non verifica la firma digitale di un .p7m. L’obbligo di conservazione resta da assolvere con uno dei due canali descritti sopra.

Una data da tenere a mente: le norme citate qui sono lette nel testo in vigore fino al 31 dicembre 2026. Dal 1° gennaio 2027 l’art. 39 del d.P.R. 633/1972 è abrogato dal d.lgs. 19 gennaio 2026, n. 10 (testo unico IVA), mentre l’art. 22 del d.P.R. 600/1973 e il comma 4-ter dell’art. 7 del d.l. 357/1994 sono abrogati dal d.lgs. 5 agosto 2026, n. 141 (testo unico adempimenti e accertamento). Dove le stesse regole si ritrovino nei testi unici è una verifica che questa pagina non ha fatto.

Modello informativo da far verificare a un professionista abilitato. Questa pagina riporta il testo delle norme e delle pagine dell’Agenzia delle Entrate citate sopra, lette alla fonte. Non stabilisce quale servizio di conservazione sia adatto alla tua attività né se le tue fatture siano già conservate correttamente: sono verifiche da fare con un professionista abilitato o con il tuo fornitore del servizio.

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