Fattura scartata dallo SdI: i cinque errori più frequenti e come correggerli
Arriva una ricevuta di scarto con un codice di cinque cifre e una frase secca. La fattura non è stata consegnata e, ai fini fiscali, non esiste. La buona notizia è che quasi tutti gli scarti ricadono in pochi errori ricorrenti, e nessuno di questi richiede una nota di credito.
Prima cosa da capire: scartata non vuol dire respinta dal cliente
Lo scarto arriva dal Sistema di Interscambio, non dal destinatario. È un controllo automatico sul file: formato, codici, quadrature. Il cliente non ha visto niente e non deve fare niente.
La conseguenza pratica è importante: una fattura scartata non è mai stata emessa. Non va stornata, non serve una nota di credito, il numero non è «bruciato». Si corregge il file e lo si ritrasmette.
I cinque scarti che si vedono più spesso
1. Codice 00421 — l’imposta non torna con imponibile e aliquota
È il più frequente in assoluto. Lo SdI rifà la moltiplicazione su ogni blocco DatiRiepilogo e trova uno scostamento, spesso di uno o due centesimi, causato da un arrotondamento fatto riga per riga invece che sull’imponibile complessivo.
Ha una guida dedicata, perché le cause sono più di una: errore 00421, l’imposta non è coerente con imponibile e aliquota.
2. Codici 00305 e 00306 — partita IVA o codice fiscale del cliente non validi
Non è un controllo anagrafico: lo SdI verifica il carattere di controllo, cioè l’ultima cifra, che si ricava per calcolo dalle precedenti. Una partita IVA con una cifra sbagliata non supera quel calcolo, anche se il numero «sembra» giusto.
Le cause tipiche sono banali: una cifra copiata male dall’ordine, il codice fiscale del titolare messo al posto della partita IVA della società, gli spazi o il prefisso IT finiti dentro il campo IdCodice quando lì va solo il numero.
3. Codici 00311 e 00312 — il codice destinatario ha la lunghezza sbagliata
Il campo CodiceDestinatario vuole sette caratteri quando il formato di trasmissione è FPR12 (privati e imprese) e sei quando è FPA12 (pubblica amministrazione). Se il formato e la lunghezza non si corrispondono, il file viene scartato.
L’errore nasce quasi sempre dal riuso di un’anagrafica: un cliente passato da ente pubblico a società partecipata resta in archivio con il codice a sei caratteri.
4. Codici 00400 e 00401 — aliquota e codice Natura in contraddizione
Sono due facce dello stesso controllo. Se l’aliquota è zero lo SdI vuole sapere perché, e pretende un codice Natura; se l’aliquota è maggiore di zero il codice Natura non ci deve stare. Non possono convivere.
Capita a chi emette fatture in regime forfettario partendo da un modello con l’IVA al 22%: si azzera l’aliquota e ci si dimentica di aggiungere N2.2.
5. Codice 00200 — il file non è conforme al formato
È lo scarto più generico e il più fastidioso, perché il messaggio non dice quale campo è fuori posto. Le cause pratiche più comuni sono tre: un carattere non ammesso nel testo (le virgolette «intelligenti» copiate da Word ne sono la fonte principale), un campo obbligatorio lasciato vuoto invece che omesso, un numero scritto con la virgola decimale invece del punto.
Nel tracciato XML i decimali si scrivono sempre con il punto: 1220.00, mai 1220,00.
Come si legge la ricevuta di scarto
La ricevuta è a sua volta un file XML, con nome che finisce in _NS_. Dentro c’è un blocco ListaErrori: ogni errore ha un Codice e una Descrizione. Se gli errori sono più di uno conviene guardarli in ordine di catena, non di elenco: prima le righe di dettaglio, poi i riepiloghi, poi il totale del documento. Un imponibile sbagliato in una riga fa scattare anche 00422 e 00423, ma la causa è una sola.
Per capire dove sta lo scostamento serve vedere il contenuto dell’XML in chiaro. Il visualizzatore di fatture XML di questo sito mostra righe, riepiloghi e totali affiancati ed esegue gli stessi controlli aritmetici dello SdI, indicando il codice corrispondente. Il file resta nel browser e non viene caricato da nessuna parte.
Entro quando si ritrasmette
La fattura corretta va inviata entro cinque giorni dalla ricevuta di scarto. Rispettando quel termine la fattura si considera emessa alla data originaria, quindi non scattano sanzioni per tardiva emissione.
Sul numero del documento le strade sono due, entrambe ammesse: riemettere con lo stesso numero e la stessa data, oppure usare un numero nuovo di un sezionale dedicato, così da tenere traccia dello scarto. La prima è più semplice se la numerazione non è già proseguita; la seconda è più ordinata se nel frattempo sono state emesse altre fatture.
Se i cinque giorni sono passati la fattura resta da emettere: si trasmette comunque, ma si entra nel campo del ravvedimento operoso, ed è il momento di sentire il proprio consulente.
L’errore da non fare
Ritoccare a mano il campo che lo SdI segnala, solo per far passare il controllo. Se l’imposta non torna perché uno sconto non è stato ricalcolato, correggere l’imposta fa accettare il file ma lascia il documento sbagliato nel merito — e quell’errore riemerge in dichiarazione, dove costa molto di più. La correzione va fatta a monte, nel gestionale, e il documento riemesso.
Da leggere dopo
- Come aprire un file XML di fattura elettronica
- Che cos’è un file .p7m e come si legge la fattura che contiene
- Errore 00421: l’imposta non è coerente con imponibile e aliquota
- I codici Natura dell’IVA, uno per uno, con gli errori tipici
- Codice destinatario: quando si usa 0000000 e dove finisce la fattura
Questa guida descrive controlli tecnici del Sistema di Interscambio. Non è consulenza fiscale: per il trattamento corretto di numerazione, termini di emissione e ravvedimento serve un professionista abilitato.