Stampare una fattura elettronica: cosa vale per il cliente
Chi cerca come si stampa una fattura elettronica ha due domande in una: come si ottiene un foglio leggibile partendo da un file XML, e che valore ha quel foglio. La seconda conta più della prima, perché l’originale è il file e la stampa è una copia. E c’è un malinteso che costa caro: stampare non è conservare.
L’originale è il file
La guida dell’Agenzia delle Entrate alla fatturazione elettronica dice due cose in una riga: la fattura elettronica «deve essere necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone, in un formato strutturato (XML)» e «deve essere trasmessa elettronicamente all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura, tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI)».
Il formato e il canale, quindi, fanno parte del documento. L’art. 21, primo comma, del d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 chiude il punto sul momento che conta:
«La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.»
Per una fattura elettronica quella trasmissione è quella allo SdI, ed è già avvenuta molto prima che qualcuno prema «stampa». Il foglio che esce dalla stampante non emette niente e non sostituisce niente: è una copia di un documento che esiste già altrove.
Le tre strade per avere un foglio leggibile
Il programma che l’ha emessa. Se la fattura è tua, la strada più corta è il gestionale o il portale da cui è partita: quasi tutti producono la stampa del documento, con l’impaginazione già pensata per essere consegnata.
Il servizio di consultazione dell’Agenzia. Dentro Fatture e Corrispettivi, la consultazione è — parole dell’Agenzia — «la funzione attraverso cui visualizzare ed eventualmente scaricare la copia conforme del file della fattura». Non è attiva per tutti: richiede un’adesione, e dove stanno le fatture e cosa cambia senza adesione è spiegato a parte.
Un lettore di XML. È il caso di chi ha il file e non ha né il gestionale che l’ha prodotto né l’accesso al portale: il file viene letto e reso in forma di tabella, e da lì si stampa o si salva in PDF con la stampa del browser. È quello che fa il convertitore XML in PDF ed Excel di questo sito, con i limiti dichiarati in fondo alla pagina.
Che valore ha la stampa
Non lo decide il diritto tributario ma il Codice dell’amministrazione digitale, il d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, all’art. 23, che si intitola «Copie analogiche di documenti informatici». Il primo comma:
«Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.»
Il secondo comma aggiunge la via ordinaria: le copie e gli estratti su supporto analogico conformi alle regole tecniche vigenti hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta.
Vale la pena leggerlo per quello che dice, non per quello che si vorrebbe che dicesse. Una stampa non è l’originale, e non è nemmeno carta straccia: fa prova finché nessuno la contesta. Nel momento in cui qualcuno la contesta, l’unica cosa che regge è il file — che deve esserci, ed essere conservato.
Quando il cliente vuole la carta
Se il cliente è un consumatore finale, la copia non è una cortesia: è prevista. L’art. 1, comma 3, del d.lgs. 5 agosto 2015, n. 127 stabilisce che le fatture elettroniche emesse nei suoi confronti «sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell’Agenzia delle entrate; una copia della fattura elettronica ovvero in formato analogico sarà messa a disposizione direttamente da chi emette la fattura». Con una valvola, nella stessa norma: «È comunque facoltà dei consumatori rinunciare alla copia elettronica o in formato analogico della fattura».
Se il cliente ha una partita IVA, la fattura gli arriva per un’altra strada — quella dello SdI, al suo indirizzo telematico — e il foglio è un servizio in più, utile per il riscontro di un pagamento o per la firma su una consegna.
Nessuna norma impone una dicitura su quel foglio. Ma l’art. 23 del Codice appena citato spiega perché conviene metterla: se il documento non dichiara di essere una copia, qualcuno lo tratterà come l’originale. Scrivere che si tratta di una copia della fattura elettronica trasmessa al Sistema di Interscambio, con numero e data del documento, costa una riga e chiude l’equivoco.
Stampare non è conservare
È il punto su cui questa pagina esiste. La guida dell’Agenzia sulla conservazione delle fatture elettroniche dice che la conservazione a norma è «un processo regolamentato tecnicamente dalla legge» — il Codice dell’amministrazione digitale — e che la semplice memorizzazione del file sul PC, oppure la stampa cartacea, non costituiscono conservazione a norma. L’obbligo nasce dall’art. 39 del d.P.R. 633/1972 e, come precisa la stessa pagina, riguarda sia chi emette sia chi riceve.
La conseguenza pratica per chi riceve è la parte che si dimentica: l’armadio con le stampe delle fatture di fornitori non assolve nulla. Il documento ricevuto è il file recapitato dallo SdI, e quello va conservato.
L’Agenzia distingue anche due funzioni che vengono confuse perché stanno nello stesso portale: la consultazione serve alla gestione ordinaria, mentre la conservazione è «la funzione che consente di archiviare il file originale della fattura in modo sicuro». Poter riscaricare un file finché il portale lo mostra non è conservarlo. Il servizio di conservazione dell’Agenzia è gratuito e sta nell’area riservata di Fatture e Corrispettivi, ma va attivato: non è automatico per il fatto di avere una partita IVA.
Una data da tenere a mente: gli articoli 21 e 39 del d.P.R. 633/1972 citati qui sono in vigore fino al 31 dicembre 2026. Dal 1° gennaio 2027 sono abrogati dal d.lgs. 19 gennaio 2026, n. 10, il testo unico dell’imposta sul valore aggiunto. Dove le stesse regole si ritrovino nel testo unico è una verifica che questa pagina non ha fatto.
Che cosa deve restare leggibile sul foglio
Le indicazioni obbligatorie sono quelle della fattura, elencate dall’art. 21, secondo comma, del d.P.R. 633/1972 alle lettere da a) a n): data di emissione; numero progressivo che la identifichi in modo univoco; dati e partita IVA di chi cede o presta; dati e partita IVA o codice fiscale del cliente; natura, qualità e quantità di beni e servizi; la data dell’operazione quando è diversa da quella di emissione (lettera g-bis); corrispettivi e dati necessari a determinare la base imponibile; aliquota, imponibile e imposta; e l’annotazione, dove ricorre, che la fattura è emessa da un terzo o dal cliente.
Sono requisiti del documento, non dell’impaginazione: nessuna norma dice come vada disposta la copia su un foglio A4. Il criterio utile è un altro e sta dalla parte di chi la riceve — se un dato serve a riconoscere la fattura, a controllare un importo o a pagarla, sul foglio ci deve stare. Un elenco senza la partita IVA del fornitore e senza il numero del documento non serve a nessuno dei due.
I limiti del nostro convertitore
Trascini fino a 50 file per volta, .xml e .xml.p7m insieme, e ottieni una tabella a schermo — nome del file, numero e tipo di documento, data, cedente, cliente, totale, conteggio di errori e avvisi — più due fogli per Excel, uno con una riga per fattura e uno con una riga per voce. Tutto avviene nel browser: i file non vengono caricati da nessuna parte.
Il pulsante «Stampa o salva in PDF» apre la finestra di stampa del browser, da cui si sceglie «Salva come PDF». Quello che esce è dunque l’elenco delle fatture caricate come lo vedi in pagina: non è un foglio che imita la fattura del gestionale, e non è la copia da consegnare a un cliente. Intestazione e piè di pagina del sito non vengono stampati; il resto del testo della pagina sì.
Se ti serve una fattura letta per intero — parti, righe, riepiloghi per aliquota, modalità e scadenze di pagamento — quella la mostra il visualizzatore di fatture XML, che ha lo stesso pulsante «Stampa o salva in PDF» e quindi lo stesso meccanismo: la stampa del browser, con l’avvertimento di sopra. Su una fattura sola il foglio che ne esce somiglia molto di più a una copia consegnabile, perché la pagina mostra il documento e non un elenco.
Quello che nessuno dei due fa: non verificano la firma digitale di un file .p7m — ne estraggono la fattura, che è un’altra cosa — e non sono un servizio di conservazione. Non conservano niente perché non ricevono niente: il file resta sul tuo computer.
Modello informativo da far verificare a un professionista abilitato. Questa pagina riporta il testo delle norme e i passaggi delle pagine dell’Agenzia citati sopra, letti alla fonte. Non stabilisce quale copia sia adeguata nel tuo caso, né come vada organizzata la conservazione dei tuoi documenti: sono valutazioni da fare con un professionista abilitato.
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