Differenza fra preventivo, proforma e fattura
Arriva un foglio intitolato «fattura proforma» e cominciano le domande: va pagato, va registrato, l’IVA che ci vedo scritta è dovuta? Dall’altra parte del tavolo la domanda è l’opposta: posso mandare una proforma al posto della fattura, o sto rimandando un obbligo? Dei tre documenti uno solo è un documento fiscale, ed è la fattura. Gli altri due servono a parlare con il cliente: il preventivo prima del lavoro, la proforma prima dell’incasso.
I tre documenti, in fila
| Documento | Che cos’è | Quando si manda | Documento fiscale? |
|---|---|---|---|
| Preventivo | Un’offerta: voci, prezzi, validità | Prima che il lavoro cominci | No — nessuna forma obbligatoria |
| Fattura proforma | Una richiesta di pagamento, in forma di fattura | Lavoro concluso, pagamento non ancora arrivato | No — documentazione commerciale |
| Fattura | Il documento fiscale dell’operazione | Quando l’operazione si considera effettuata | Sì — contenuto fissato dalla legge; in forma elettronica passa dallo SdI |
Il nome del documento di mezzo è già un indizio. Nemmeno l’Agenzia delle Entrate lo chiama fattura: nelle sue risposte alle domande frequenti scrive «la c.d. “fattura proforma”», cioè così detta. Viene dalla prassi, non da una norma, e non esiste un modello da compilare.
Il preventivo: un’offerta, e nessuna forma obbligatoria
Il preventivo impegna chi lo fa nei limiti che dichiara — le voci, il prezzo, la validità — e non impegna il cliente a niente finché non lo accetta. Non è un documento fiscale: non si numera secondo le regole della fattura, non si registra, non genera obblighi IVA e non richiede marca da bollo. Il progressivo che ci si mette sopra serve a ritrovarlo, e non ha niente a che vedere con il registro delle fatture emesse.
Non avere una forma obbligatoria non vuol dire che ogni forma vada bene: un preventivo senza IVA e senza una riga che spieghi perché torna indietro con una domanda. La frase che serve a chi è in regime forfettario sta nella guida sulla dicitura del preventivo forfettario.
Perché un professionista manda la proforma
Qui sta la risposta vera, e non è una questione di galateo commerciale. Per le prestazioni di servizi il momento in cui l’operazione si considera effettuata è il pagamento del corrispettivo: lo dice l’art. 6, terzo comma, del d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633. Finché il cliente non paga, l’operazione non è effettuata e l’imposta non è dovuta.
Il lavoro però è finito, e il pagamento va chiesto. La proforma è quella richiesta: ha l’aspetto della fattura — le parti, la descrizione, l’importo, l’IVA che comparirà — e non ne ha gli effetti. Non anticipa un debito d’imposta che ancora non esiste, e non è un modo di rimandare un obbligo: l’obbligo nasce con l’incasso, e la proforma serve appunto a provocarlo.
Per le cessioni di beni il momento di effettuazione è fissato da altri commi dello stesso articolo, che questa pagina non riporta. La proforma è una pratica del mondo dei servizi, ed è lì che si spiega da sé.
Cosa dice l’Agenzia della proforma
Le risposte alle domande frequenti sulla fatturazione elettronica, categoria «Emissione delle fatture elettroniche», la nominano espressamente:
«Un documento come la c.d. “fattura proforma”, contenente la descrizione dell’operazione, la data di effettuazione e gli identificativi delle parti contraenti, può certamente essere idoneo.»
Idoneo a una cosa precisa: a essere quella «idonea documentazione» attraverso cui l’art. 21, quarto comma, lettera a), del d.P.R. 633/1972 chiede che siano individuabili le prestazioni di servizi, quando la fattura viene emessa in un momento successivo all’operazione. È il riconoscimento di un ruolo documentale, non di un documento fiscale.
Due conseguenze pratiche. La prima: i tre elementi che l’Agenzia elenca — descrizione dell’operazione, data di effettuazione, identificativi delle parti — sono il contenuto minimo che rende la proforma utile a qualcosa. La seconda: tutto il resto di quello che fa una fattura, la proforma non lo fa. Non si numera nel registro IVA, non passa dal Sistema di Interscambio, non è la fattura. Il numero che le si mette è per uso proprio, e tenerlo in una serie separata da quella delle fatture è il modo più semplice di non confondere i due archivi.
Non è obbligatoria e non è vietata. Chi chiede il pagamento con una mail e due righe non ha violato niente; chi manda la proforma non ha emesso una fattura. È una scelta di prassi, e le conseguenze fiscali dipendono dall’incasso, non dal foglio.
La fattura: il contenuto lo fissa una norma
Le indicazioni obbligatorie sono quelle elencate dall’art. 21, secondo comma, del d.P.R. 633/1972 alle lettere da a) a n): data di emissione; numero progressivo che la identifichi in modo univoco; dati e partita IVA di chi cede o presta; dati e partita IVA o codice fiscale del cliente; natura, qualità e quantità di beni e servizi; la data dell’operazione quando è diversa da quella di emissione (lettera g-bis); corrispettivi e dati necessari a determinare la base imponibile; aliquota, imponibile e imposta; e l’annotazione, dove ricorre, che la fattura è emessa da un terzo o dal cliente.
È la differenza che regge tutte le altre: il contenuto della fattura lo decide una norma, quello del preventivo e della proforma lo decidi tu. Su cosa deve restare leggibile quando quel file diventa un foglio c’è la guida sulla stampa della fattura elettronica.
Chi riceve una proforma
Pagarla è normale, ed è proprio il pagamento che fa nascere l’obbligo di emettere la fattura: quella arriverà dopo, per la strada dello SdI, all’indirizzo telematico. Quello che la proforma non fa è prendere il posto della fattura in contabilità: il documento dell’operazione resta il file che arriva. Da quale documento nasca il diritto alla detrazione, e da quando, è una domanda diversa da questa: va fatta al proprio commercialista.
Se il foglio ricevuto porta scritto «fattura» senza altre parole, la distinzione non la fa il titolo: la fanno il numero e il canale. Una fattura elettronica esiste come XML recapitato dal Sistema di Interscambio, e se quel file non c’è non c’è la fattura.
Dal 1° gennaio 2027 quegli articoli cambiano numero
Gli articoli 6 e 21 del d.P.R. 633/1972 citati qui sopra sono in vigore fino al 31 dicembre 2026. Dal 1° gennaio 2027 sono abrogati dal d.lgs. 19 gennaio 2026, n. 10, il testo unico dell’imposta sul valore aggiunto, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 24 del 30 gennaio 2026. Dove le stesse regole si ritrovino nel testo unico è una verifica che questa pagina non ha fatto. Oggi sono in vigore, e questa pagina cita quelli.
Cosa fa il nostro generatore, e cosa non fa
Il generatore di preventivi compone un preventivo: intestazione, oggetto, righe con sconti, rivalsa INPS o contributo di cassa, ritenuta d’acconto, regime forfettario, validità dell’offerta in giorni. Il documento si stampa o si salva in PDF con la stampa del browser, e il calcolo avviene nel browser: importi, clienti e listini non raggiungono nessun server.
Due limiti dichiarati, che riguardano proprio questa pagina. Non produce una proforma: l’intestazione del documento dice «Preventivo n.» e non è modificabile, e il progressivo che suggerisce è un numero tuo, non una numerazione fiscale. E non emette fatture elettroniche: non genera XML e non trasmette niente allo SdI. Quando il preventivo è accettato, gli stessi importi vanno riportati in fattura con il gestionale con cui fatturi.
Modello informativo da far verificare a un professionista abilitato. Questa pagina riporta le norme citate e il passaggio delle risposte alle domande frequenti dell’Agenzia delle Entrate letto alla fonte. Non stabilisce quale documento debba emettere la tua attività né in quale momento, e non dice come registrare quello che ricevi.
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